Vi har levert web-løsninger lenger enn de fleste i Norge. Det er en kultur i selskapet for at det vi leverer av løsninger, skal være kvalitetssikret. Den dagen vi ikke leverer kvalitet, sprer ryktet seg fort, og da blir alt vanskeligere. Men vi har lenge hatt et ønske om å få satt alle rutiner og prosedyrer i et felles system. Ledergruppen har derfor i over 1 år jobbet med å samle alle prosedyrer i et felles system, basert på ISO 9001:2008 standarden. Nå er vi endelig i mål!
En lang prosess
Det ikke til å legge skjul på at dette har vært en lang prosess. Faktisk lenger enn hva undertegnede trodde, selv om jeg er kjent for å være pessimistisk mht deadlines. Når hverdagen er hektisk med deadline hos kunder, så blir det alltid vanskelig å prioritere interne prosjekt. Men vi har prøvd å sette av noen timer i uken, som anses som «hellig», dvs at vi ikke skulle la oss forstyrre av andre prosjekter. Det hjalp en del. Da satt vi hele ledergruppen og jobbet hardt sammen.
Lærerikt
Det er en lærerik prosess å lage en kvalitetshåndbok. Det å sette seg ned å spørre seg selv: Hva gjør jeg om dagen, og så sette det ned på et stykke papir (eeh, skjerm) var uvant, men nyttig. For meg som produktansvarlig, var det spesielt nyttig å sette opp hele prosessen fra en ide til ferdig utarbeidet produkt/produktforbedring. Prosessen anbefales for alle egentlig. Samtidig er det jo nyttig å titte de andre i «kortene» og se hva de faktisk gjør av arbeidsoppgaver.
Format
Innledningsvis var det en del diskusjoner om format. Skriftlig eller digital? Valget her var ganske enkelt, det måtte jo være digital. Men hvordan og i hvilket system? Vi sjekket ut hva som fantes på markedet, men fant ut av vårt gode Intranett var et perfekt sted å legge det. i-tools kan jo brukes til omtrent alt, også til en Kvalitetshåndbok 🙂 Foreløpig er boken på norsk, selv om mange av våre ansatte snakker engelsk. Men et sted må vi begynne.
Vi kommer også til å printe ut noen versjoner, og legge dem i fellesarealer. Rett og slett for å synliggjøre boken og gi oss en påminnelse om at alle prosedyrer faktisk er beskrevet 🙂
Skriv på en forståelig måte
Vi har et slagord når vi utvikler web-løsninger, som forkortes med KISS: Keep it simple, stupid. Alt vi gjør skal være brukervennlig. Også tekster må være «brukervennlig». Dvs de må skrives på en slik måte at leseren skjønner hva du mener – med en gang. Kvalitetshåndboken skal ikke være «tørt» og kjedelig materielle. Det skal være nyttig – og forståelig. Selvsagt vil noen deler av boken være litt «tørr», men alle prosedyrer (som jo er hoveddelen i kvalitetshåndboken) skal være veldig konkrete og forståelige.
Beta
I god Google ånd har vi merket den aller første utgave av kvalitetshåndboken for «BETA». Det er kanskje ikke helt bra når det faktisk gjelder en kvalitetshåndbok, men alternativet er at vi jobber enda noen måneder og legger den ut til alle ansatte. Det som skjer er da at mye av det man skrev for lenge siden, allerede er utdatert. I vår bransje skjer ting fort… derfor er det bedre å være ærlig og legge ut det vi har av prosedyrer frem til nå. Vi er nemlig livredde for at kvalitetshåndboken skal bli noe som vi har jobbet masse med, men som ikke blir brukt når vi endelig «lanserer» den. Kvalitetshåndboken skal være et levende dokument og brukes i hverdagen. Er vi i tvil om hvordan vi skal utføre noe, så skal det stå i kvalitetshåndboken. Den skal brukes hver dag, av alle ansatte – da alle har prosedyrer å forholde seg til.
Resultatet
Jeg er godt fornøyd med resultatet. Nå skal vi endelig få lansert det vi har jobbet med i over 1 år. Håper mottakelsen blir godt mottatt!